Bedrijfsprocessen en Informatiesystemen

Management informatie systeem kwaliteit waarborging.

Voor Experience Today is het essentieel dat het informatiesysteem goed functioneren. Het informatiesysteem moet ten alle tijd van goede kwaliteit zijn en moeten altijd raad te plegen zijn. Om dit te bereiken moet er goed nagedacht worden over de opzet van het informatiesysteem. Hierbij is het belangrijk dat het informatiesysteem op alle fronten ultiem functioneert. Om dit te realiseren moet er rekening gehouden worden met de volgende waardes: integriteit, flexibiliteit, control baarheid, bescherming, onderhoudbaar en gebruiksvriendelijk. Deze waardes zullen stuk voor stuk behandelt worden in deze paragraaf en wat dit inhoudt voor Experience Today.

Betrouwbaarheid

Wanneer er gesproken wordt over betrouwbaarheid gaat het voornamelijk om het functioneren van het informatiesysteem. Zijn de gegevens niet verouderd, dus up to date? Zijn de gegevens volledig? Maar natuurlijk moeten de gegevens ook juist zijn. Als er bijvoorbeeld gekeken wordt naar het klantenbestand, je kan relatief eenvoudig correcte informatie realiseren door enkele beveiligingen bij de informatie invoer neer te zetten, waarbij gecontroleerd wordt of je postcode overeen komt met je woonplaats. Doormiddel van dit soort beveiligingen gaat Experience Today de correctheid van de gegevens waarborgen. Deze systemen zullen binnen het informatiesysteem worden ingebouwd, waardoor dit volkomen automatisch zal verlopen. Hiernaast zal het voor de klant eenvoudig zijn om gegevens aan te passen, waardoor de gegevens up to date blijft. Dit geldt ook voor de medewerkers binnen Experience Today, de medewerkers krijgen zelf speling in het invoeren van persoonlijke gegevens. Hierdoor legt Experience Today deels de verantwoordelijkheid bij de klant of de medewerker. Echter wil Experience Today de informatie wel waarborgen, dit doet Experience Today door middel van controles. Een keer in de vier maanden zal de medewerker bij het inloggen, eerst zijn of haar persoonlijke gegevens moeten controleren. Deze methode zal ook toegepast worden op de klant, bij de klant zal dit alleen subtieler tot stand komen, doormiddel van korte meldingen met vragen zoals:’ Woont u nog altijd in Utrecht?’’. Hierdoor is de klant tot niks verplicht, en wordt dit ook niet direct als storend ervaren voor de klant.

Integriteit

Integriteit is voor elke onderneming van cruciaal belang. Klopt de fysieke voorraad met de voorraad volgens het informatiesysteem? Is er een verschil tussen werkelijkheid en administratieve informatie? Als onderneming kan je door dit verschil zo klein mogelijk te houden nee verkopen voorkomen, maar ook onnodige kosten voorkomen. Experience Today verkoopt verschillende producten die binnen korte tijd bezorgd worden. Om dit te realiseren houdt Experience Today voorraad aan, naast de fysieke voorraad heeft Experience Todat tevens in het informatiesysteem staan hoe hoog de voorraad is. Bij elke inkoop zal de fysieke voorraad, maar ook de administratieve voorraad toenemen, indien de inkoop goed is ingeboekt zal hier dan ook geen verschil tussen ontstaan. Om dit te realiseren is het essentieel om functiescheiding toe te passen, waardoor menselijke fouten geminimaliseerd worden. Zo zal Experience Today ervoor zorgen dat de persoon die de boeking intekent en de persoon die de boeking controleert een andere persoon zal zijn. Op deze manier is de kans op fouten minimaal. Hiernaast zal er gewerkt worden met scan labels, waardoor de vracht niet verstuurd kan worden zonder dat het systeem hier vanaf weet. Op deze manier worden grote verschillen voorkomen.

Flexibiliteit

Voor een informatiesysteem is het van groot belang dat het systeem flexibel is. Wanneer een systeem dit niet is zal het niet eenvoudig zijn veranderingen in het bedrijf toe te passen op het informatiesysteem. Dit zal Experience Today doen door software te gebruiken die algemeen gebruikt kan worden. Deze software zal in grote lijnen overeen komen met de software van andere informatiesystemen. Waardoor het relatief eenvoudig is de het overige gedeelte van de software aan te passen, omdat de kern hetzelfde blijft. Hierdoor hoeven er geen cruciale delen van de software aangepast te worden. Hierdoor kan Experience Today eenvoudig meebewegen met de markt en met de klant, waardoor hier in theorie niet veel tijd in hoeft te zitten. Het systeem kent alle mogelijkheden en het is enkel een kwestie voor de klant de mogelijkheid aan te klikken die van toepassing is voor de klant. Dit voorkomt veel werkt en voorkomt grote kosten.

Controleerbaarheid

Voor een onderneming als Experience Today is het cruciaal om het informatiesysteem te blijven controleren. Experience Today wil klantgericht zijn, en een band creëren met de klant. Om dit effectief uit te kunnen bouwen moet Experience Today beschikken over juiste informatie. Om te voorkomen dat de klant  of de medewerker foutieve gegevens instuurt wordt er gebruik gemaakt van gebruiksgerichte controle. Hiernaast huurt Experience Today een extern bedrijf in die hierin gespecialiseerd is, zoals SKA Group. Ska Group is gespecialiseerd in het beheren van informatie en in de omgang met ICT. SKA Group zal voor Experience Today op lange termijn een partner kunnen zijn die het informatiesysteem van Experience Today gaat monitoren. Om de resultaten uiteindelijk in het bedrijf zelf te kunnen toepassen zal SKA Group, maandelijks data insturen over de kwaliteit van het informatiesysteem, waardoor Experience Today kan reageren en verbeteren.

Beveiliging en bescherming

Het is van groot belang dat mensen niet bij persoonlijke gegevens van andere personen kunnen komen. Om een schandaal te voorkomen zal de beveiliging van Experience Today goed moeten zijn. Om dit te voorkomen gebruikt Experience Today enkele sloten op de deur, bijvoorbeeld wachtwoorden met SMS code voor de belangrijkste beslissingen. Maar ook is het niet eenvoudig bij de informatie te komen die belangrijk is voor Experience Today, deze informatie is namelijk alleen toegankelijk voor personen die hiervoor gemachtigd zijn, en slechts enkele personen zijn hiertoe gemachtigd. Hiernaast is het wel mogelijk voor een extern bedrijf bij deze informatie te komen doormiddel van een activeringscode, deze code zal 10 minuten werken en wordt opgestuurd via een SMS die zichzelf verwijderd. Op deze manier is het niet eenvoudig bij de vertrouwelijke informatie van Experience Today te komen. Naast het gebied van ICT werkt Experience Today met een extern opslaggeheugen te vergelijken met de Cloud, hierdoor zal Experience Today de vertrouwelijke informatie niet verliezen door een brand of door een stommiteit van een medewerker. Om toch te voorkomen dat het niet eenvoudig is een brand of iets in die richting te veroorzaken zit er een slot op de belangrijke duren met vingerafdrukscan. Experience Today werkt met klanten over de hele wereld en wil de beveiliging van persoonlijke informatie dan ook niet minuscuul aanpakken. Hiernaast werkt Experience Today met simpele technieken zoals brandblussers in de buurt van cruciale opslagplaatsen en met gestructureerde procedures mocht er een ongebruikelijke situatie voordoen.

Onderhoudbaarheid

Bij de onderhoudbaarheid wordt er voornamelijk gedacht aan in hoeverre het informatiesysteem geïnstalleerd kan worden, of in hoeverre het mogelijk is terug te gaan naar de ‘fabrieksinstellingen’ zonder dat alle opgebouwde informatie verloren gaat. Soms is het belangrijk dat er veranderingen worden toegepast binnen het informatiesysteem, om dit te realiseren moet het eenvoudig zijn een deel van het informatiesysteem te her installeren. Experience Today heeft haar informatiesysteem zo ingedeeld dat het systeem eenvoudig verandert kan worden en maakt het dus ook mogelijk bepaalde segmenten aan te passen. Hiernaast wordt er automatisch een back-up gemaakt van de cruciale informatie, deze informatie wordt opgeslagen in een persoonlijke database waarover al gesproken is in deze paragraaf. Deze database slaat de informatie gestructureerd op zodat het eenvoudig is voor het systeem deze informatie op te slaan mocht dit nodig zijn. Hierdoor is het ten alle tijden mogelijk het systeem te deleten en opnieuw de belangrijke informatie te installeren. Waardoor het systeem weer goed kan functioneren. Echter staat hier wel tegenover dat alle handelingen die eenvoudiger gemaakt zijn door het gebruik van het systeem verdwenen zijn. Dus zal het enige tijd kosten deze hulpmiddelen opnieuw in te zetten. Mocht dit nodig zijn in verband met een uiterste situatie zal dit werk lang niet opwegen tegen het achterhalen van alle belangrijke informatie. Hiernaast is het eenvoudig een bepaald segment van het systeem te her installeren, echter bestaat hierin wel het gevaar dat het systeem de informatie niet goed opslaat, ook hierbij is de persoonlijke database van essentieel belang

Gebruiksvriendelijkheid

Ten slotte is het voor Experience Today belangrijk dat het informatiesysteem gebruiksvriendelijk is. De informatie moet overzichtelijk zijn en moet eenvoudig te achterhalen zijn indien nodig. Aan de andere kant moet het voor de klant een kleine moeite zijn om zijn of haar persoonlijke gegevens in te vullen. Des te makkelijker en efficiënter dit gaat, des te minder irritaties zal dit opleveren. Dit doet Experience Today door de persoonlijke gegevens automatisch in te vullen. Experience Today wil niet dat jij als klant lang bezig bent met jou persoonlijk gegevens invullen, Experience Today wil dat jij binnen twee minuten jou persoonlijke gegevens ingevuld kan hebben. Door bijvoorbeeld je postcode automatisch in te vullen aan de hand van je straatnaam. Hiernaast wil Experience Today het systeem inrichten met zo min mogelijk woorden. Het moet duidelijk en overzichtelijk blijven. Als klant lees je alleen wat jij leuk vindt om te lezen. Als werknemers kom je alleen bij de gegevens waar jij specifiek naar zoekt. Door de informatie goed te filteren en een goede zoekmachine te gebruiken wordt dit mogelijk gemaakt. En wil Experience Today zo gebruiksvriendelijk zijn als mogelijk.