Toekomst

Schrijf een project plan voor een nieuw in te voeren ERP systeem bij jouw bedrijf.

Inleiding ‘Virtual Today’                

De komende tijd zal Experience Today een nieuw ERP systeem gaan invoeren. Dit project is noodzakelijk, omdat het huidige ERP systeem veroudert is. Om de concurrentie voor te blijven en te kunnen groepen zal het huidige ERP systeem verwijderd worden en zal er een nieuw systeem geïntroduceerd worden. Dit nieuwe systeem zal in de basis veel overeenkomsten hebben met het huidige ERP systeem, maar zal op elke applicatie enige essentiële toevoegingen krijgen.

 

De Projectopdracht ‘Virtual Today’

Het doel van de invoering van het nieuwe ERP systeem is dat dit systeem binnen een half jaar functioneert zonder fouten. Hierbij is noodzakelijk dat:

-          Binnen een maand elke medewerker geïntroduceerd is met het programma.

-          Binnen vier maanden elke medewerker gebruik kan maken van het nieuwe ERP systeem.

Hiernaast zal het nieuwe ERP systeem ervoor zorgen dat Experience Today de concurrentie voor kan blijven en de efficiëntie van de medewerkers zal verhogen. Om dit te bereiken zal Virtual Today minimaal 20% sneller moeten functioneren. Ook moet Virtual Today eenvoudiger zijn om te bedienen, zo moet je binnen 5 muisklikken bij elke applicatie binnen het systeem kunnen komen.

 

De reikwijdte van het project

Het nieuwe ERP systeem zal van toepassing zijn voor alle medewerkers van Experience Today, hiermee is de reikwijdte over het hele bedrijf. Echter zullen enkel medewerkers van het systeem gebruik kunnen maken, en enkel binnen het bedrijf zal de medewerker gebruik kunnen maken van alle functies.

 

De projectorganisatie

Om het project goed te kunnen uitvoeren gaat er gewerkt worden met drie teams. Het uitvoerende team, het controlerende team en het beoordelingsteam. Het controlerende team en het beoordelingsteam bestaan uit tien personen in totaal. Het controlerende team focust zich op het controleren in hoeverre het systeem functioneert, en het beoordelingsteam zal cijfermatig aangeven in hoeverre het systeem aan de eisen voldoet en in hoeverre het goed genoeg is.

Het uitvoerende team bestaat uit twintig personen, die ermee bezig zijn het systeem te testen en te optimaliseren voor Experience Today. De overschakeling op vitual today zal volkomen automatisch verlopen op de computers van de medewerkers, het uitvoerend team moet ervoor zorgen dat dit goed verloopt. Maar ook dat het systeem volledig is, of eventueel aangepast wordt.

 

De beoogde producten

Vitual Today zal 20% sneller zijn dan het huidige ERP systeem. Vitual Today maakt het werk eenvoudig, waardoor je binnen 5 muisklikken bij de nodige applicatie bent. Hiernaast is Vitual Today gebruiksvriendelijk en overzichtelijk. Het systeem is op elke applicatie aangesloten en functioneert naar behoren.

De fasering/ tijdplan(tijd vanaf nu)

-          Introductie van het systeem bij medewerkers(1 maand)

-          Evaluatie op het systeem van medewerkers(1,5 maand)

-          In werking stelling van het systeem(3 maanden)

-          Evaluatie op het systeem van medewerkers(3.5 maanden)

-          Oplossen van fouten binnen het systeem + verbeteren van het systeem(5 maanden/ 1 maand eventuele uitloop)

-          Evaluatie over de tevredenheid over het systeem van de medewerkers(5.5 maanden)

-          Het systeem werkt volledig en elke medewerker kan er gebruik van maken(6 maanden)

 

De belangengroepen

Alle medewerkers worden betrokken bij het systeem door middel van enquêtes over de functioneringswijze van het systeem. Ook elke medewerker zal met het systeem te maken krijgen.

 

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

 

Verantwoordelijk voor de invoering van het systeem is de manager van de afdeling interne processen. Tevens is de manager interne processen ook de uitvoerder van het project. De manager interne processen is dan ook eindverantwoordelijk voor het project.

 

De communicatie

De communicatie naar de medewerkers is van essentieel belang. Er zal dan ook elke week een maand een update zijn over het Virtual Today in de nieuwsbrief, die wekelijks per mail ontvangen wordt. Op deze manier blijven de medewerkers betrokken bij het nieuwe systeem en kunnen ze hier ook eventueel op reageren.

 

Mensen, middelen en kosten

Er zullen in totaal dertig personen op de tijdelijke afdeling Virtual Today gezet worden. Deze personen zullen gemiddeld 20 uur per week ingezet worden en een gemiddeld bruto inkomen ontvangen van 3.000 per maand bij 40 uur werk per week.

Dit Komt neer op een bedrag van 45.000 aan salariskosten (30*1.500= 45.000) per maand. Hiernaast wordt de software gekocht van een externe partij en wordt deze software door eigen medewerkers verder ontwikkeld. Het beoogde ERP systeem kost gemiddeld 6.000 per medewerker. Aangezien Experience Today over 614 medewerkers beschikt, komt dit uit op ruim 3.7 miljoen.

Het totaal plaatje zal het volgende opleveren:

-          Het losse ERP systeem                                                                                                   3.684.000

-          Salariskosten                                                                                                                   270.000

-          Gebruikt van gebouwruimte(afschrijvingskosten)                                                                 15.000

-          Totaal                                                                                                                              3.969.000

 

De kwaliteit

De projectleider(manager interne processen), verwacht dat het product de doelstellingen zal halen. Dus daadwerkelijk 20% sneller zal zijn en alle applicaties binnen 5 muisklikken te vinden zijn. Deze doelstellingen zijn volgens de projectleider reëel, maar zullen goed overeen komen met het resultaat.

De projectleider verwacht dat het proces goed haalbaar is, de projectleider ernaar om het binnen vijf maanden te organiseren. Maar mochten er tegenslagen ontstaan, dan zal zes maanden naar verwachting voldoende zijn.

 

De risico’s en randvoorwaarden

Wanneer Virtual Today na instelling niet goed functioneert. Is het risico dat Experience Today serieuze problemen gaat krijgen met de standaard processen, omdat de gegevens niet goed opgeslagen kunnen worden. Dit kan grote imago schade opleveren voor Experience Today, waardoor dit invloed heeft op je winst. Het moet mogelijk zijn om vanaf de invoering de belangrijkste systemen te gebruiken. Of hiervoor moet een aparte manier voor bedacht worden. Zoals de applicatie openen op een site. Voor meer informatie over de applicaties die beschikbaar moeten zijn voor normale functionering op de bedrijfsvloer kan geïnformeerd worden bij de manager interne processen.                                                                                                                                                                  

Schets 3 mogelijke toekomstscenario's uit voor jullie bedrijf

Toekomstscenario's

Wat ons bedrijf in de toekomst gaat doen is lastig te zeggen. Er zijn een aantal scenario’s die beschreven kunnen worden. Om een aantal voorbeeld te geven zullen hieronder drie mogelijke scenario’s worden geschetst.

  • Groei & vooruitgang

Wanneer ons product aanslaat op de internationale markt en ons aantal klanten flink toeneemt, zullen wij flink groeien. Hierbij wordt er gefocust op de internationale markt om onze afzetmarkt te vergroten. Wij zullen hierbij ons productieproces moeten uitbreiden en meerdere filialen openen. Dit is het beste scenario voor onze organisatie. Wij bieden een uniek product aan wat alleen door ons verkocht mag worden. Wanneer de consument dit product graag wil hebben zal hij dit bij Experience Today moeten aanschaffen.

  • Teruglopende verkoopcijfers & faillissement

In het hierboven genoemde scenario wordt aangegeven dat Experience Today een uniek product verkoopt. Dit brengt kansen met zich mee, maar kan ook een valkuil zijn. Wanneer ons product door de consument niet als bruikbaar wordt ervaren, zal onze verkoop teruglopen. Een slechte gebruikerservaring brengt ook negatieve mond-op-mond reclame met zich mee. Wanneer wij in deze cirkel terecht komen, is het lastig om hier uit te komen en het product te verkopen. Dit kan uiteindelijk leiden tot ontslagen, reorganisaties en uiteindelijk faillissement.

  • Een overname & fusie

Wanneer het product wat wij verkopen als bruikbaar en efficiënt wordt ervaren door de consument, zal onze organisatie een hoger niveau van bestaansrecht hebben. Wij zijn dan een stabiele speler op de markt met een bepaalde mate van zekerheid. Het kan zijn dat wij een aanbod krijgen van een externe partij om met hen te gaan fuseren. Wij zullen dan onder één naam verder gaan om ons product te verkopen. Wanneer dit gebeurt, zal het product uitgebreid worden met het aanbod van de andere partij.

Ook kan het gebeuren dat niet al onze producten aanslaan bij de consument. Zij zullen dan bijvoorbeeld alleen het gebruiken van codes om wedstrijden te kijken als handig ervaren, maar willen de bril niet gebruiken. Wanneer dit gebeurt, zullen wij moeten kijken wat wij de consument kunnen aanbieden en hoe we onze bedrijfsvoering moeten gaan aanpassen. Het is dan bijvoorbeeld een optie om alleen nog maar codes te gaan verkopen, die door middel van onze app gekocht en verzilverd kunnen worden.